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退職時の正しい業務の引き継ぎとは?

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退職時の引き継ぎで大事なことは

退職が決まったら、必ずやらなければいけないのが後任者への業務の引き継ぎです。いうまでもないことですが、引き継ぎでもっとも大事なことは、あなたが担当していた業務の内容などを漏れなく正確に記録に残し、会社と後任者に伝えることです。

後任者の選定に時間がかかることもあるかもしれません。また、後任者が複数の場合もあるでしょう。もしかしたら、あなたが退職の日を迎えても、後任者が決まっていないという事態も可能性はゼロではありません。

具体的になにをすべき?

そういった場合でも慌てないように、まずは業務の流れなどを記載した「引き継ぎマニュアル」を作成しましょう。引き継ぎマニュアルに記載する内容は、業務内容によっても大きく異なってきますが、以下のことを中心に記載すればよいでしょう。担当業務の目的、業務全体の流れや守備範囲、具体的な作業手順や優先順位・注意点、顧客企業・担当窓口の情報、過去の受発注履歴や入金などの取引履歴、過去のトラブルやイレギュラー対応、社内の関係部署、関係者などです。

引き継ぎマニュアルを作成したら、マニュアルの内容を確認しながら、口頭で後任者に伝えます。記載されたポイントの要点をかいつまんで説明するといいでしょう。質問に対してはなるべく具体的にエピソードをまじえて伝えてあげてください。

業務に必要な関連書類の受け渡しも必要です。ここでも大事なポイントは口頭で伝えるようにしましょう。

日程に余裕があれば、通常のルーチンワークを後任者と一緒にやってみることをおすすめします。実際の業務を行うことで、業務の引き継ぎがより一層、確かなものになります。

退職日が近づいてきたら、社外の方へのあいさつ状を作成、送付。そのあと、後任者と一緒に取引先を訪問し、後任者を紹介します。「私以上にしっかりした人間です」と取引先の人たちを安心させる一言を忘れないようにしましょう。これを伝えるだけでもそれ以降の関係性が円滑になります。

なお、意外に知られていないことですが、取引先からいただいた名刺は、あなたの所有物ではなく、担当者が受け取ったものであり、会社の資産です。持って帰るのは厳禁で、コピーをすることもNGです。

まとめ

退職時の引き継ぎは、退職する者にとってその会社での最後の大仕事です。退職が決まってから次々とやることも多く、つい引き継ぎをおろそかにしてしまいがちになってしまうものです。引き継ぎを中途半端にすることで悪い評判がたって新しい仕事に影響がないともいえません。「立つ鳥跡を濁さず」の諺通り、限られた時間の中ではありますが、完璧に引き継ぎを終わらせることが、育ててくれた会社への感謝の表明のみならず、あなたの新天地での活躍を約束することにつながると信じて、手を抜かずに進めましょう。

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