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転職活動を効率的に!各種サービス・ツールの活用法

掲載日:

転職活動を効率的に!便利ツール・サービスのはかどる活用法って?

スムーズな転職活動を支援するツールを使いこなそう!

こんにちは。ピタジョブ事務局の渡辺です。

先日、検索エンジンからピタジョブへの訪問者が過去最高を記録しました! 夏の賞与シーズンを境に新しい職場へのステップアップを目指す方が、本格的に活動していることも背景にあるようです。

サービス開始から1年で、とても多くの方にピタジョブを利用していただくようになって、事務局一同、感謝の気持ちでいっぱいです。これからも便利な機能や役立つ情報をご案内していきますので、どうぞご期待ください!

さて、転職活動を進めると、さまざまな問題に直面します。始めたばかりの時期は「自分の希望に沿った求人を見つけ出す」「応募する企業の情報を効率よく集める」など、情報収集の大変さが課題となるはずです。

しかし応募から書類選考、面接と進んでいくと浮上するのが、次のような内容をどう管理するか、という問題です。

  • 職務経歴書・自己PRなど各種書類の管理とアップデート
  • 面接日時や連絡の期限など、スケジュールの調整
  • 応募した企業ごとの進捗把握と管理

今回は、こうした管理の手間を効率化し、スマートな転職活動を進められるツールやサービスの活用法を、3度の転職経験を持つ私(渡辺)の実例を交えながら、いくつかご紹介していきます。「もっと便利なツールや使い道がある」という方は、今後の特集でぜひ紹介させてほしいので、こちらから 教えてくださいね!

求人応募の具体的な流れとポイント


職務経歴書・自己PRなどの管理とアップデート

職務経歴書や自己PRなど、自分自身のセールスポイントを凝縮する情報は、次のような用途がメインとなります。

  • 転職サイトのWebフォームに、必要な情報をコピー&ペーストする
  • 転職エージェントや採用担当者へのメールに記載・添付する
  • 紙に印刷し、面接のときに持参する

こうした文書を随時更新してブラッシュアップすると、採用担当者にとって、より魅力的なアピールとなっていきます。書類選考が有利になり、面接時の印象も良くなるなど、効果はかなり高いので、いつも最新のものに修正できる状態にしておくほうがよいでしょう。すると、こんな条件を満たすツールが必要となります。

  • Webフォームなどへ、すぐにコピー&ペーストできる
  • 場所・時間を問わず、クラウド上でアクセスできる
  • パソコン(PC)・スマホの双方で編集できる
  • メール添付や紙への出力のために、PDF文書に変換できる

職務経歴書

PCで作成したあと、クラウド連携しているドキュメント作成サービスを使ってクラウド上に保存します。スマホにも連携アプリをインストールしておくと、何か気づいたとき、修正の必要があるときに編集できるようになります。PDFに変換して保存すればメールで送信できますし、印刷できるサービス(後述)と連動させれば、プリントアウトも可能です。

クラウド連携しているドキュメント作成サービス


  • Googleドキュメント
  • ThinkFree
  • MobileOfficeSuite
  • など

採用担当者は職務経歴書のドコを見ているのか?


自己PR

応募要項や企業のカラーに合わせて毎回作成する必要があるので、複数応募していると、自己PRの文面を考えるだけでも骨の折れる作業となります。

そこで私は、通勤時間やちょっとした空き時間に、クラウド連携しているメモアプリに書きため、帰ってからパソコンで推敲するという方法をとりました。クラウドにメモしておくと、いつでもどこでも読み返せるうえに、面接直前の対策として覚え直すのにも役立ちます。

職務経歴書と自己PRで分けていたのは、メモアプリのほうが手軽にアクセスできるからなので、好みに応じて両方を一緒にしてもよいでしょう。

クラウド連携しているメモサービス


  • Evernote
  • ATOK Pad
  • メモ(iPhone用)
  • など

自己PRで書くべき3つのこと

紙へのプリントアウト

面接のときに職務経歴書の持参が求められることもありますが、私は自宅にプリンターがなかったので、クラウド上のドキュメント作成サービスで職務経歴書をPDFに変換して最寄りのコンビニで出力していました。

いつでもどこでもプリントアウトできるので急な面接が入っても大丈夫、という利点も見逃せません。プリンターを持っている人も用紙切れ・インク切れのトラブルに備え、緊急手段として使えるようにしておくとよいでしょう。

クラウド上のドキュメント作成サービス


  • ネットプリント

面接スケジュールの管理

いつ、どこに行くかを管理するだけであれば、一般的なスケジュール帳で問題ありません。しかし面接を確実にモノにするならば、事前に応募先の求人情報を読み返して準備したり、面接で伝えたいことをまとめておくべきです。

また、転職エージェント経由での面接に臨む場合などは、よく聞かれる質問や気をつけることなどをアドバイスしてもらえることもあるため、面接ごとの情報は一元的に管理しておくと、当日あわてることなく受け答えできます。

クラウド連携しているカレンダーサービス


  • Googleカレンダー
  • ジョルテ
  • Outlook.com
など

面接日時が確定したあとで、次のような情報をまとめておきましょう。私の活用法もあわせてご紹介します。

  • 企業名
  • 訪問先の担当者・電話番号
    番号をクリックすると電話をかける機能と連携している場合は、当日トラブルに見舞われてもすぐ連絡できます。
  • 訪問先住所
    スマホアプリから住所をクリックするだけで地図を表示させるようにしておけば、当日の移動の際に便利です。
  • 企業ホームページ・応募した求人内容のURL(または、人材紹介の際に受け取った求人票)
    面接前に読み返してイメージをふくらませておくと、自己PRに活かせます。
  • 応募時の情報(自己PRなど)
    応募した内容・当日PRしたいことをメモしておくと、面接で話したことと提出書類の内容がかみ合わなくなる事態を防ぎ、落ち着いて面接に臨めます。

自己PRの場と捉えて志望動機を語ろう


応募・選考状況(合否など)の管理

複数の応募先があると、いまどの企業に応募して、どの段階まできているのかわからなくなってしまうことがあります。そこで私はToDo管理用のアプリを使い、企業ごとにステータスを管理していました。

こうすると「あの企業から連絡は来たか」「いま何社で選考中か」「次にどの企業に何をすればいいか」「選考結果はいつ出るか」などを《見える化》できます。

GTD(Getting Things Done)に対応している、ToDo管理アプリ


  • Trello
  • Doit.im
など

希望にマッチする第一志望の企業を重点的に進めたり、進捗が思わしくないときに応募先を追加したり、次の面接日時・内定の承諾への返答期限を待ってもらう交渉をしたりと、転職へ向けての進捗を把握し、スムーズに進めるのに役立ちます。

ちょっと特殊な使い方かもしれませんが、私は「ラベル、もしくはステータスで管理できるToDo管理」を利用していました。まず、ラベル(またはステータス)に下記を設定します。

  • 興味あり
  • 応募済み
  • 書類通過
  • 面接確定
  • 不採用
  • 採用

その後「ToDo」を企業名に設定して登録します。そのときに、現時点での進捗状況をラベリング(もしくはステータスに紐づけ)しておくと、どの企業がどの選考段階にあるか、進捗としてわかるようになります。

実はこの手法、当初「泣く泣くとった」ものでした。通常のメモ・カレンダーの場合「いま選考状況の企業が何社あるか」を把握しづらいので、こうしたやり方を編み出したのですが、使っていくとなかなか便利でした。

企業の「優先順位」の付け方


便利なものは、どんどん使い倒そう

応募、選考を進めるごとに何度もやりとりするメールや文書の作成、文章の入力を素早くスムーズに行うためのツールも要チェックです。

メールのやりとり

求人サイトから送られる通知は必ずスマホとPCの両方で受け取り、こまめに確認できるようにしましょう。日ごろLINEなどのメッセージツールを利用している人も、転職活動ではEメールでのやりとりがメインになります。スマホでプッシュ通知を受け取り、すぐに情報を確認できるようにしておきましょう。

文書作成など全般

文書の内容が良くても、わずかなミスや誤字脱字が印象に大きく影響します。辞書機能やよく使う文言が登録できる日本語入力システムのほか、ドキュメント作成サービスで提供されているスペルチェック機能(表記ゆれや誤字脱字の防止)も活用して、正しい文章の作成を心がけるようにしましょう。

転職活動を支援するたくさんのツールの活用法から、一部をご紹介してきました。

情報収集だけに目がいきがちな転職活動ですが、いちばん大事なのは、企業の採用担当の方に、これまでのキャリアやあなたの想いをしっかり伝えることです。その機会をムダにしないよう、便利なツールやサービスはとことん使って、成功につながるよう対策していきましょう。

※紹介した個々のアプリ・サービスは、筆者が以前の利用経験などを踏まえて例示しているものです。特定の商品・サービスの認知、保証、支持もしくは推奨を意図するものではありません。利用にあたっては個々の責任のもとで、転職活動を進めるよう、お願いいたします。

効率的な転職活動のための情報ツール活用術




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